Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses steht jedem Mitarbeitenden ein Arbeitszeugnis zu, das wohlwollend und gleichzeitig wahrheitsgemäß formuliert sein muss. Dazu ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet. Beachtet man dabei die Ergebnisse der aktuellen Haufe Zeugnis Studie 2023, die besagen, dass durchschnittlich 41 Zeugnisse pro Monat auf den Tischen von HR liegen, kann man sich vorstellen, wie erheblich der damit verbundene Arbeitsaufwand ist. Dieser wird dadurch noch weiter verstärkt, dass der Digitalisierungsgrad des Prozesses noch nicht so weit ausgeprägt ist, wie er sein könnte.
Herausforderungen bei der Zeugniserstellung
Oftmals vergeht viel Zeit bis das Arbeitszeugnis seine:n Empfänger:in erreicht. Denn der Prozess der Zeugniserstellung ist häufig zeitraubend und aufwendig. Die lange Wartezeit bis zum Erhalt bemängeln nicht nur die ausscheidenden Mitarbeitenden. Auch HR und die Führungskräfte vieler Unternehmen sind mit dem derzeitigen Ablauf und der langen Bearbeitungszeit unzufrieden. Besonders der umständliche Abstimmungs- und Erstellungsprozess, kann dazu führen, dass der Überblick verloren geht, welcher der Beteiligten gerade am Zeugnis arbeitet.
Langwierige Prozesse und allgemeine Unzufriedenheit
Hauptkritikpunkte der HR-Abteilungen sind neben den langwierigen Abstimmungsprozessen (38 %) und der Beteiligung zu vieler Stellen am Prozess (25 %) vor allem auch das Fehlen von Softwarelösungen (42 %) und unklare Workflows (25 %). Führungskräfte bemängeln derweil, dass Zeugnisse zu lange im HR-Bereich verweilen (47 %), dass sie keinen Überblick über den Status des Dokuments haben (37 %) und es Unstimmigkeiten in den Tätigkeitsbeschreibungen gibt (32 %). Um die 25 Prozent der Mitarbeitenden beklagen parallel die langen Wartezeiten, bis sie ihr Zeugnis erhalten und sind zudem häufig mit den Inhalten unzufrieden.
Die Ineffizienz bei der Zeugniserstellung führt also zu Unzufriedenheit bei HR-Abteilungen, Führungskräften und den ausscheidenden Mitarbeitenden gleichermaßen. Es ist daher essenziell, reibungslose Abläufe in der Bearbeitung von Arbeitszeugnissen zu gewährleisten. Ein optimierter Erstellungsprozess mit digitaler Basis und festgelegten Prozessen kann dabei der Schlüssel zum Erfolg sein. Nur so werden Abstimmungen effektiver, da sofort erkannt wird, bei wem das Zeugnis gerade liegt und welche Schritte als nächstes erforderlich sind.
Potenzial digitaler Tools bei der Zeugniserstellung
Die Haufe Zeugnis Studie zeigt, dass die Nutzung digitaler Tools zur Erstellung von Arbeitszeugnissen zunimmt, jedoch weiterhin noch viel Potenzial besteht.
Seit der Vorgängerstudie von 2015 hat sich der Einsatz digitaler Tools von 15 Prozent auf 30 Prozent erhöht, dennoch erstellen viele Unternehmen ihre Zeugnisse weiterhin mit – zumindest in diesem Kontext – veralteten Programmen wie Word oder Excel. Dabei kann der Einsatz von spezifisch für die Zeugniserstellung geschaffenen digitalen Lösungen die Bearbeitungszeit von Arbeitszeugnissen erheblich verkürzen und den Arbeitsalltag der HR-Mitarbeitenden erleichtern. Dies gilt insbesondere für die Zusammenarbeit zwischen HR und Führungskräften, da die Lösung alle Parteien einfacher in den Erstellungsprozess integrieren und die Workflows optimieren kann. Zudem ersparen digitale Tools den zeitraubenden Versand von Dokumenten mit Bewertungen oder Formulierungen in verschiedenen Versionen per E-Mail.
Rechtlichen Herausforderungen durch Digitalisierung entgegenwirken
Obwohl 96 Prozent der HR-Mitarbeitenden und 94 Prozent der Führungskräfte sich im Umgang mit Arbeitszeugnissen sicher fühlen, treten in Unternehmen ohne spezialisierte Software zudem häufig rechtliche Herausforderungen auf. Die Haufe Zeugnis Studie 2023 zeigt im direkten Vergleich zur Haufe Zeugnis Studie von 2015, dass die Zahl der Rechtsstreitigkeiten in Bezug auf Arbeitszeugnisse deutlich gestiegen ist. Konkreter: 2015 berichteten noch 26 Prozent der Befragten von Gerichtsverfahren, 2023 waren es bereits 35 Prozent. In 62 Prozent dieser Unternehmen ohne Zeugnissoftware gab es Beschwerden über die rechtliche Korrektheit der Formulierungen, während dies nur bei 42 Prozent der Unternehmen mit Lösung der Fall war.
Schulungen und der Einsatz professioneller Software können also helfen, diese Probleme zunehmend zu minimieren. Die Software erstellt auf Basis der von Führungskräften und Fachabteilungen eingepflegten Bewertungen automatisch ein rechtssicheres Zeugnis, das auf rechtlich geprüften und flexibel kombinierbaren Textbausteinen basiert. Dies erhöht die Sicherheit für HR und kann dazu beitragen, die Anzahl gerichtlicher Auseinandersetzungen zu verringern.
Fazit: Digitales Update für Arbeitszeugnisse notwendig
Die Bedeutung von Arbeitszeugnissen für Bewerbungen bleibt hoch: so geben in der Haufe Zeugnis Studie 32 Prozent der Befragten an, dass das Arbeitszeugnis an zweiter Stelle der Wichtigkeitsskala für zukünftige Bewerbungen steht. Der damit verbundene administrative Aufwand ist jedoch immer noch erheblich, da der Erstellungsprozess zu häufig noch überwiegend manuell durchgeführt wird. Das Ergebnis: lange Bearbeitungszeiten, Unzufriedenheit bei allen Beteiligten und häufige rechtliche Probleme.
Die Digitalisierung der Arbeitszeugniserstellung stellt daher einen notwendigen Schritt dar, um den aktuellen Herausforderungen effizient zu begegnen. Sie vereinfacht die Zusammenarbeit, verbessert die Übersichtlichkeit der Prozesse und reduziert die Zeit bis zur Fertigstellung der Zeugnisse. Zudem tragen spezialisierte Softwarelösungen dazu bei, rechtliche Risiken zu minimieren, indem sie auf geprüften Textbausteinen basieren.
Über die Studie:
Für die Haufe Zeugnis Studie befragte die RIM Marktforschung GmbH im Herbst 2023 in einer branchenübergreifenden Online-Umfrage in deutschen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden 410 Personen. Davon waren 25 % HR-Verantwortliche, 25 % Führungskräfte und 50 % Mitarbeitende. Die aktuelle Haufe Zeugnis Studie erlaubt Vergleiche zu der Haufe Zeugnis Studie 2015, die mit nahezu identischen Fragen durchgeführt wurde.
Über den Autor:
Andreas Meya verantwortet bei der Haufe Group als „Division Manager HR Service Solutions & Market Excellence“ das Lösungs-Portfolio mit Lösungen von HR Administration bis zu integrierten HR Service Experiences. Er beschäftigt sich, neben den Herausforderungen für Unternehmen und Personalabteilungen in der Arbeitswelt von heute und morgen, vorrangig mit den Themenfeldern Strategieentwicklung, Gotomarket, Marketing sowie dem Produkt- und Portfoliomanagement. Meya begann seine Laufbahn bei Haufe im Jahr 2001. In den letzten 20 Jahren hat er maßgeblich daran mitgewirkt, dass sich aufbauend auf den Kerngeschäften eines traditionellen Verlags ein Anbieter smarter Digital-Lösungen mit verlässlicher HR-Expertise entwickelt hat.
