Ab in die Cloud – unsere liebsten Datendienste

Daten teilen und verteilen, das erledigt man heute über die Cloud. Oder trivialer ausgedrückt, Server, die uns dafür zur Verfügung gestellt werden. Doch welche Dienste sind die verlockendsten? Wir teilen unsere Erfahrungen, denn Daten in der Cloud können weit mehr, als man denkt.

Zunächst einmal ein kurzer Disclaimer: Wir arbeiten in der Redaktion  – wie die meisten Verlage – vorwiegend mit Hardware von Apple. Wir haben aber auch einige Abtrünnige, die weiterhin auf Windows setzen. Und das funktioniert im Zusammenspiel hervorragend. Doch wenn Sie in diesem Artikel vorwiegend Screenshots mit Mac OS Oberflächen sehen, liegt das daran, dass der Autor dieser Zeilen eben auf einem (oder mehreren) Macs arbeitet. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken. Aller hier gezeigten Lösungen laufen selbstverständlich auch unter Windows.

Teilen und Verteilen

Bei Daten, die mit anderen geteilt werden sollen, stellt sich zunächst einmal die Frage, ob man diese mit den anderen Beteiligten dauerhaft teilen oder eben nur ein- oder mehrmals verteilen will. Sprich, ist eine Kollaboration gewünscht oder wollen wir unsere Dateien einfach anderen zur Verfügung stellen? Die meisten Tools zum Teilen können auch Verteilen, allerdings unterschiedlich komfortabel.

Alles in der Cloud, nur Wichtiges dabei

Ein weiterer Vorteil der Vorratshaltung im Internet ist die Tatsache, dass man nur wirklich benötigte Dateien auf das jeweilige Gerät lädt. In der Redaktion beispielsweise gibt es einen riesigen Fundus aus Artikeln älterer Ausgaben. Diese müssen natürlich nicht auf jedem Rechner direkt zur Verfügung stehen, durch die Cloud hat man jedoch jederzeit Zugriff.

Datenretter

Datendienste in der Cloud haben aber noch einen anderen, beruhigenden Aspekt. Selbst, wenn beispielsweise das Notebook gestohlen oder der Rechner im Büro abgeraucht ist, hat man alle relevanten Daten noch in der Cloud und kann sich notfalls an einen beliebigen Computer auf diesem Planeten setzen und über das Webinterface der jeweiligen Lösung auf die gewünschten Daten zugreifen. Besser noch, Tools wie die hier vorgestellten Dropbox und Tresorit bieten auch die Option, frühere Versionen einer Datei wiederherzustellen. Hat man also versehentlich ein Dokument falsch überschrieben, greift man einfach auf die frühere, korrekte Version zurück und fertig.

Fazit

Es gibt zahllose Argumente, Dateien in der Cloud aufzubewahren. In Zeiten von Home und Remote Office führt sogar kein Weg mehr daran vorbei. Welchen Anbieter man sich aussucht, hängt im Wesentlichen von den benötigten Funktionen ab, aber auch von Fragen der Datensicherheit. Das Leistungsspektrum vieler Lösungen ist mehr oder minder identisch. Wir haben daher mal zwei genauer unter die Lupe genommen: Dropbox und Tresorit.

Dropbox – Der Klassiker

Dropbox gibt es in zwei Varianten: Für Einzelnutzer und für Teams. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass ein Einzelnutzer nur einen Datenraum zur Verfügung hat, bei Teams hingegen jeder seine eigenen Dateien ablegen kann, die die anderen nicht sehen können. Sollen diese gemeinsam genutzt werden, kann man sie nach Ordnern strukturiert teilen und die anderen Teammitglieder können diese Ordner dann ebenfalls benutzen.

Das Grundprinzip von Dropbox ist ein virtuelles Laufwerk, das sich in Form eines entsprechenden Ordners auf der eigenen Festplatte wiederfindet. Alles, was man lokal in dieses Laufwerk bewegt, wird mit der Cloud und allen anderen mit dem Account verbundenen Rechnern synchronisiert. Ein digitales Backup gewissermaßen. Das macht Dropbox per se schon mal zur Allzweckwaffe, wenn es darum geht, Dateien immer und überall zur Verfügung zu haben. Das funktioniert auch bei riesigen Datenmengen hervorragend, weil man die Synchronisation entweder direkt auf bestimmte Ordner einschränkt oder Dateien und Ordner mit „Selective Sync“ solange in der Cloud lässt, bis man sie wirklich benötigt. Auf diese Art ist man unterwegs auch mit einem Notebook mit kleiner SSD auf alles vorbereitet, sofern man Internetzugang hat.

Kram teilen? Easy!

Auch für das „Verteilen“ ist Dropbox eine gelungene Lösung. Die Freigabe von Dateien oder Ordnern funktioniert völlig stressfrei. Auf dem Mac beispielsweise reicht ein „Rechtsklick“, um ein Kontextmenü anzuzeigen, mit dem man den entsprechenden Link per Mail freigeben kann. Dabei kann unterschieden werden, ob der Empfänger die Inhalte nur betrachten oder diese auch verändern kann – fertig. Alternativ kann eine Datenübertragung generiert werden. In diesem Fall bekommt der Empfänger einen Link zum Download der Inhalte. In den größeren Paketen von Dropbox kann dann noch die Gültigkeitsdauer verlängert (gilt sonst nur 7 Tage) und ein Passwort vergeben werden. Der generierte Link kann dann über jeden beliebigen Kommunikationsweg geteilt werden. Das Upgrade auf größere Pakete mit längerer Gültigkeitsdauer lohnt, wenn man häufig gleiche Inhalte zur Verfügung stellen möchte oder den Empfänger vom Stress befreien möchte, innerhalb der 7 Tage aktiv zu werden.

Kommunikativ

Einer der Vorteile von Dropbox sind die Integrationen, die es ermöglichen, nahtlos auf die dort gespeicherten Inhalte zuzugreifen. Das beginnt bei der Möglichkeit, Dropbox direkt als Quelle für unzählige Apps im Smartphone auszuwählen, reicht über unzählige Einbindungsmöglichkeiten im Web bis hin zur Scanfunktion von Druckern, die die erzeugten Dateien direkt in der Dropbox speichern. Bei Microsoft Office beispielsweise können Texte, Tabellen oder Präsentationen mittlerweile direkt via Dropbox zur gemeinsamen Bearbeitung freigegeben werden, am Dokument erscheint dann ein entsprechendes Badge. Reichen die gebotenen Optionen nicht, gibt es eine Schnittstelle, mittels derer man selbst Anbindungen programmieren kann.

Kurze Infos

Tresorit

Das 2011 gegründete Unternehmen Tresorit aus der Schweiz ist ähnlich komfortabel wie Dropbox, hat dazu aber einen extremen Fokus auf Sicherheit. Alle bei Tresorit gelagerten Daten sind Ende-zu-Ende verschlüsselt und diesen Schutz stellt man auch immer wieder durch Hacker-Challenges auf die Probe.

Klar strukturiert

Die ausgelagerten Dateien lassen sich in unterschiedlichen „Tresoren“ ablegen. Diese Tresore kann man sich dann bequem am PC oder Mac bequem zum direkten Zugriff bereithalten und so in den alltäglichen Workflow integrieren. Im Gegensatz zu Dropbox hat man so auch auf dem Mac Desktop oder im Windows Dateibrowser direkt die vorgegebene Ordnung und weiß auf einen Blick, in welchen Tresor man Dateien packt und ob und mit wem man diese teilt. Daher empfiehlt es sich, diese direkt nach den jeweiligen Arbeitsgruppen oder Projekten zu benennen.

Jeder Tresor kann dann wieder einer anderen Gruppe zugänglich gemacht werden. Dabei gibt es drei unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten: Nur Lesen, Lesen und Bearbeiten sowie komplette Adminrechte inklusive des Teilens. Teammitglieder, die im Account mit eingeschlossen sind, können die Dateien aktiv bearbeiten bzw. neue hinzufügen. Arbeiten hingegen mehrere Personen an einer Datei, dann kann derjenige, der das aktuell tut, die Datei als „in Bearbeitung“ markieren. Dann wissen andere Teammitglieder, dass sie nicht gleichzeitig Änderungen vornehmen sollen, da es sonst zu Konflikten kommen kann.

Mit externen Partnern arbeiten

Externe Kontakte können diese ansehen oder herunterladen, ohne Tresorit installieren zu müssen. Eine Zweifaktor-Authentifizierung sorgt dafür, dass der Link bei Unbefugten nicht funktioniert. Zudem kann der Link zeitlich begrenzt, die Anzahl der Zugriffe limitiert und ein Passwortschutz hinzugefügt werden. Man merkt, dass Sicherheit bei Tresorit ausgesprochen hohe Priorität hat.

Interessant ist die Option, auch Dateien anzufordern. Auf diese Art kann man technisch unbedarften Geschäftspartnern eine einfache Möglichkeit bieten, Dateien bis zu 5 GB Größe zu übertragen. Das funktioniert über einen Link, der ein Webinterface öffnet, in das die gewünschten Dateien einfach hineingezogen werden können.

Kurze Infos