Digitalisierung beschäftigt uns gefühlt seit Jahrzehnten – und doch scheint Papier aus vielen Büros noch nicht wegzudenken zu sein. Oder? Im Auftrag von Adobe hat Statista zu diesem Thema aktuelle Daten erhoben und ausgewertet. Das Resultat: Wir sind tatsächlich schon ziemlich weit und die technischen Voraussetzungen sind gegeben.
Der Titel der Studie lautet: „Deutschland auf dem Weg zum papierlosen Büro“. Befragt wurden dafür 400 Unternehmen unterschiedlichster Größe und Ausrichtung. Etwa 20 Prozent waren kleinere Firmen mit bis zu 49 Angestellten, je 40 Prozent machten Unternehmen mit bis zu 249 und über 250 Angestellten aus.
Drei Viertel der Befragten tun es schon
75 Prozent der befragten Firmen haben laut Umfrage bereits Maßnahmen ergriffen, um den Papierverbrauch zu reduzieren, weitere 24 Prozent planen in Zukunft entsprechende Aktivitäten. Gerade mal ein Prozent will so weitermachen wie bisher bzw. hat keinen Bedarf. Das klingt doch schon mal gut!.
Die Gründe: Kosten, Effizienzsteigerung und Nachhaltigkeit
Für 78 Prozent der Befragten stellen mögliche Kosteneinsparungen den wichtigsten Grund dar, um papierreduzierte Prozesse einzuführen. Was man nicht vergessen darf: Nicht nur in puncto Papier, Tinte und anderem Büromaterial lassen sich durch die Digitalisierung Ausgaben reduzieren, es sind auch weniger Geräte wie Drucker, Kopierer und Co. nötig.
Als zweitwichtigsten Beweggrund (59 Prozent) nannten die befragten Unternehmen die mögliche Effizienzsteigerung. Zu Recht, , denn gerade in größeren Unternehmen müssen immer mehr Mitarbeiter*innen Zugriff auf Informationen haben und das möglichst direkt und tagesaktuell. Veraltete Versionen, wie sie bei Print-Prozessen leicht entstehen können, sind mit strukturierten, digitalen Abläufen schlicht kein Thema mehr.
Auf Rang drei und vier der wichtigsten Argumente für das papierlose Büro folgen mit 55 bzw. 50 Prozent die positiven Effekte im Bezug auf dieNachhaltigkeits- bzw. Digitalisierungsstrategie der Unternehmen..
Mit 39 Prozent platziert sich das Thema Customer Experience. Je papierloser, desto kundenfreundlicher! Wer schon mal einen Vertrag digital unterzeichnet hat und danach direkt in seinem Posteingang vorfand, kennt die Vorteile. Statt Exemplare in mehrfacher Ausfertigung hin und her zu schicken und dabei Gefahr zu laufen, dass auf dem Postweg etwas verloren geht, ist das Dokument sofort für alle Beteiligten verfügbar.
Und last but not least fürchten immerhin 26 Prozent der Befragten, ohne solche Digitalisierungsprozesse nicht mehr wettbewerbsfähig zu sein.
Die Hauptbedenken? Datenschutz, IT, Archivierbarkeit und Kosten
Fragt man, was gegen die Digitalisierung von bislang mit Papier verbundenen Prozessen spricht, dann ergeben die Antworten ein Bild aus eher allgemeinen Bedenken. Auf Platz eins, mit gerade mal 49 Prozent: Bedenken in Sachen Datenschutz. Seit der DSGVO ein Dauerthema. Auf Platz zwei folgt mit 41 Prozent unzureichende IT-Unterstützung – eine Problematik, welche viele Bereiche in deutschen Bürolandschaften kennzeichnen dürfte.
Themenspezifisch wird es auf Platz drei, hier rangiert mit 39 Prozent die Archivierbarkeit von Dokumenten. Offensichtlich vertraut man dem Hängeregister immer noch mehr als der Cloud. Die weiteren Plätze belegen, in dichter Folge, hohe Initialkosten, mangelnde Schulungen und technisches Knowhow. Mit 26 Prozent vermisst immerhin noch jeder Vierte die Wertigkeit bei digitalen Prozessen im Vergleich zur Variante auf Papier.
Nägel mit Köpfen – digitale Lösungen im Unternehmensalltag
Immerhin haben ja bereits 75 Prozent der Unternehmen Schritte in die Digitalisierung unternommen. Konkret bedeutet das: digitale Lösungen, die bis dato papierbasierte Prozesse ersetzen. Schauen wir uns an, was hier im Detail umgesetzt wurde.
78 Prozent der digital aktiven Unternehmen nutzen Dokumentenmanagementsysteme. Dazu gehören Tools wie SharePoint von Microsoft oder Adobe Acrobat Pro. 73 Prozent nutzen Speicherlösungen in der Cloud, also beispielswiese Google Drive, One Drive, Dropbox etc. Und immerhin 64 Prozent dieser Unternehmen haben bereits digitale Unterschriftssysteme wie AdobeSign oder DocuSign im Einsatz,.
Neben den Tools waren für die Umsetzung in der Hälfte aller Fälle eine transparente Kommunikation essenziell. Jeweils 43 Prozent empfanden die Festlegung von Zuständigkeiten sowie Leitfäden als hilfreich, ganz dicht gefolgt von Schulungen (41Prozent).
Papierreduzierte Prozesse – angemessener Aufwand und viel Akzeptanz unter den Mitarbeitenden
Das Votum ist klar: Von den Unternehmen, die bereits papierreduziert arbeiten, beurteilen 38 Prozent die Effizienzsteigerung infolge dieser Prozesse als sehr hoch und 56 Prozent als hoch. Ebenso positiv ist die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden für die Umstellung auf papierreduziertes Arbeiten: bei 48 Prozent ist sie sehr hoch, bei 42 Prozent hoch. Und selbst der Aufwand, den die Einführung der Prozesse mit sich bringt, wurde im Großen und Ganzen richtig eingeschätzt: 78 Prozent lagen mit ihrer Bewertung genau richtig, drei Prozent hatten sie überschätzt, genau ein Fünftel hatte den Aufwand unterschätzt.
Herausforderungen meistern
Weniger Papier, dafür mehr digitale Prozesse – der Weg ist klar und offensichtlich auch von Erfolg gekrönt. Die wesentlichen Herausforderungen liegen in den Bereichen Kosten und Wissen und leider an erster Stelle noch beim Faktor Gewohnheit. Die positiven Ergebnisse der Studie sollten für all diejenigen Ansporn sein, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, die noch in analogen Prozessen gefangen sind.
