Viele Büros werden den aktuellen Hygieneanforderungen nicht gerecht. Doch nicht nur das, auch Home und Remote Office stellen bestehende Entwürfe vor Herausforderungen. Bei Steelcase hat man sich Gedanken darum gemacht und einen Guide zur cleveren Nach- und Umrüstung entworfen. So machen Sie Ihr Büro zukunftssicher.
Steelcase findet klare Worte: „Die Rückkehr an den Arbeitsplatz wird Parallelen dazu aufweisen, wie die Wirtschaft schrittweise wieder zum Laufen gebracht wird. Sie wird in Wellen stattfinden und sowohl für die Unternehmen als auch die Angestellten mit Stress verbunden sein. Es ist unmöglich vorherzusehen, was als nächstes passiert.“ Das klingt erst einmal schockierend. Doch gleichzeitig bietet die Beschäftigung mit den sich verändernden Strukturen auch eine Chance. Eine Chance, sich an die ebenfalls im Umbruch befindlichen Rahmenbedingungen für Arbeit im Büro an sich auseinanderzusetzen. Viele Arbeitnehmer, aber auch Arbeitgeber, habe n in den vergangenen Monaten gelernt, was es bedeutet, wenn ein Teil des Teams von zu Hause aus arbeitet. Ergänzend zum ohnehin stets relevanter werdenden Teil der „Remote Worker“ ergeben sich so Veränderungen, die die Arbeit im Büro nachhaltig beeinflussen werden. Der Guide von Steelcase will Anhaltspunkte geben, wie sich das Schritt für Schritt umsetzen lässt.
„Die Rückkehr an den Arbeitsplatz wird Parallelen dazu aufweisen, wie die Wirtschaft schrittweise wieder zum Laufen gebracht wird. Sie wird in Wellen stattfinden und sowohl für die Unternehmen als auch die Angestellten mit Stress verbunden sein. Es ist unmöglich vorherzusehen, was als nächstes passiert.“
Der Status Quo
Das bisherige Büroleben bot vielerlei Freiheiten, aber auch Beschränkungen. Auf der einen Seite wurden weltweit offene Arbeitsbereiche für die Gestaltung von Büroumgebungen bevorzugt. Je offener, desto lässiger, sicherlich ein Erbe der Dotcom-Ära mit ihren Flippern und Lounge-Ecken. Der Grad der Offenheit variiert, aber innerhalb solcher Räume zirkuliert die Luft, Krankheitserreger können sich somit ungehindert verbreiten. Zudem wurde Im Laufe der letzten zehn Jahre der Raumbedarf pro Person stark reduziert. Eine hohe Dichte an Menschen im Raum erhöht aber das Risiko von Infektionen.
Unternehmen haben ihren Angestellten außerdem mehr und mehr die Entscheidung freigestellt, wie und wo sie arbeiten möchten. Aus diesem Grund haben moderne Büros eine Vielzahl an unterschiedlichen Bereichen, die von allen genutzt werden können. Mobile Technologien und mobile Stromzufuhr sind ein weiteres Hilfsmittel, um sich frei und uneingeschränkt bewegen zu können. Arbeitsumgebungen sind heute überaus dynamisch und voller Energie gestaltet. Cafés und soziale Bereiche wurden bisher bewusst so entworfen, dass sie große Gruppen auf kleinem Raum zusammenbringen, was
die Wahrscheinlichkeit von Infektionen erhöht. Das Büro fühlt sich heute oft nicht mehr wie ein geschäftliches Umfeld an, sondern ist persönlich gestaltet, damit die Menschen einander näher kommen können.
Diese Attribute stellten bisher einen Wettbewerbsvorteil für Unternehmen dar – sie waren ein Weg, neue Arbeitsstile zu fördern, die Unternehmenskultur zu bilden und Talente zu gewinnen. Zwar haben viele Unternehmen durchaus die Sicherheit ihrer Angestellten berücksichtigt, die Arbeitsumgebungen wurden aber nicht gestaltet, um die Verbreitung von Krankheiten zu verhindern.
Letztendlich war niemand darauf vorbereitet, bei der Gestaltung der Arbeitsumgebung plötzlich auftretende Gesundheitsrisiken zu berücksichtigen. Ab jetzt hingegen kann man das Risiko nicht mehr eingehen, dass die rasche Verbreitung eines Virus dazu führen könnte, dass ein Gebäude oder das gesamte Unternehmen stillgelegt werden muss.
Nur ein kleiner Ausschnitt
All diesen Fragen stellt sich der Report „Der Arbeitsplatz nach Covid-19 von Steelcase. Wir können hier nur auszugsweise auf die umfangreichen Analysen und Betrachtungen eingehen. Jedem, den das Thema interessiert, sei daher der Download des PDFS empfohlen, dass unter dieser Adresse zu finden ist: https://www.steelcase.com/eu-de/postcovid/
Umgestaltung in 3 Schritten
Wie lässt sich das Dilemma bestehender Bürostrukturen lösen? Steelcase hat dafür einen 3-Punkte-Plan ersonnen, mit dem bestehende Umgebungen zunächst ergänzt oder modifiziert werden, bevor man sie mittelfristig ganz neugestaltet. So sind zunächst einmal gute Arbeitsbedingungen garantiert. Betrachten wir die 3 Phasen:
1. Jetzt: Nachrüsten
Während der ersten Welle wird ein Teil der Mitarbeiter weiterhin von zu Hause aus arbeiten. Für die jetzigen Gegebenheiten zu planen bedeutet auch, den Arbeitsplatz basierend auf einen vernunftgeleiteten Ansatz, der den örtlichen und globalen Gesundheitsrichtlinien entspricht, nachzurüsten. Dies kann durch Maßnahmen zur physischen Distanzierung, z.B. in Form von Absperrungen, sowie Reinigungs- und Sicherheitsvorkehrungen geschehen.
Raumdichte reduzieren empfiehlt Steelcase
Um eine physische Distanzierung zu ermöglichen, sollten einige Stühle entfernt und Arbeitsplätze im Abstand von mindestens 2 Metern platziert werden, damit den Angestellten mehr Raum zur Verfügung steht. Der Einsatz von Screens oder Paneelen zur Raumteilung ist insbesondere dann nötig, wenn der Abstand von 2 Metern nicht eingehalten werden kann. Screens können vor, neben und hinter den Mitarbeitern angebracht werden – je höher, breiter und je leichter zu reinigen, umso besser. Gehen Sie von der Nutzung von Tischen durch mehrere Angestellte zur exklusiven Nutzung durch nur einen Mitarbeiter pro Tag über.
Von zu Hause aus arbeiten
In Wellen an den Arbeitsplatz zurückzukehren oder in Schichten zu arbeiten reduziert die Dichte der Menschen im Raum und optimiert den Abstand der Mitarbeiter untereinander. Dieses Vorgehen hat aber auch zur Folge, dass einige Mitarbeiter länger als erwartet von zu
Hause aus arbeiten müssen. Diese Angestellten benötigen ergonomische Möbel sowie Lampen und Zubehör, die körperliche Beeinträchtigungen durch eine falsche Haltung, immergleiche Bewegungsabläufe, eine Überanstrengung der Augen usw. verhindern.
2. In naher Zukunft: Rekonfigurieren
In diesem Stadium werden wohl die meisten Unternehmen dazu bereit sein, ihre gesamte Belegschaft wieder ins Unternehmen zu holen. Basierend auf wissenschaftlichen Erkenntnissen und unseren eigenen Erfahrungen können die Arbeitgeber damit beginnen, den Arbeitsplatz zu rekonfigurieren. Dazu gehören neue Wege, den Raum anzuordnen sowie die Anpassung der Arbeitsumgebung, um langfristige Lösungen mit erhöhter Sicherheit zu bieten.
Design mit Blick auf Desinfektion
Wählen Sie glatte Oberflächen, die leicht zu reinigen sind und Stoffe, die gesäubert oder gewaschen werden können. Führen Sie antimikrobielle und schützende Beschichtungen ein. Wählen Sie Materialien aus, die durch häufiges Reinigen nicht beschädigt werden. Nutzen Sie Sensorsysteme, die Informationen darüber geben, welche Räume am meisten genutzt werden und deshalb am häufigsten gereinigt werden müssen.
Flexible Möblierung und Stromzufuhr
Führen Sie Möbel ein, die ohne Aufwand verschoben und neu konfiguriert werden können. Dies ermöglicht den Angestellten, einen Abstand zu anderen aufzubauen, wenn der Bedarf dafür besteht. Die Unternehmen können dann zu einer größeren Raumdichte übergehen, wenn die Übertragung des Virus nicht mehr wahrscheinlich erscheint.
Tools zur Zusammenarbeit
Da weiterhin wenig Reisen stattfinden werden, müssen Teams, die über den Globus verstreut sind, Wege finden, miteinander in Kontakt zu treten. Großflächige Tools zur Zusammenarbeit wie das Microsoft Surface Hub werden zwar mit einem Stift oder auch dem Finger bedient, lassen sich aber sehr einfach wieder reinigen. Zudem ist die Nutzung auch über die Distanz möglich.
3. Langfristig – Neu erfinden
Die Arbeitsumgebungen der Zukunft werden quasi neu erfunden werden müssen, sobald wissenschaftlich untermauerte Belege und aufkommende Technologien neue Lösungen bieten. Bei der Raumplanung standen in der Vergangenheit die Verdichtung des Raums und die Senkung der Flächenkosten im Vordergrund. Ab jetzt wird die Möglichkeit der schnellen Raumanpassung an mögliche ökonomische, klimatische oder gesundheitliche Entwicklungen im Vordergrund stehen. Bei der Gestaltung der neuen Arbeitsumgebungen wird das Wohlbefinden der Mitarbeiter noch mehr in den Blickpunkt rücken als bisher. Schließlich ist es offensichtlich, dass deren körperliche, kognitive und emotionale Verfassung davon abhängen, wie sicher sie ihre Umgebung empfinden.
Anpassbarkeit ermöglichen
Bei der Raumgestaltung sollte die Beständigkeit der Konfiguration nicht mehr im Vordergrund stehen. Stattdessen sollten Räume leicht anpassbar sein, vergrößert und verkleinert werden können und Arbeitsbereiche bieten, die größeren und kleineren Abstand zueinander ermöglichen.
Kontaktfreie Lösungen
Es werden vermehrt kontaktfreie Lösungen, die über Stimme oder Gestik gesteuert werden, verfügbar sein, z.B. zur Einstellung der Tischhöhe, zum Öffnen
von Türen oder Speichern von Whiteboard-Notizen.
Neue Materialien
Materialien, die eine wiederholte Reinigung und Desinfektion ohne Qualitätseinbußen zulassen, werden sich als neuer Standard durchsetzen.
